Poczta przez WWW – Uniwersyteckie Centrum Informatyczne (2024)

Link do programu pocztowego Horde jest dostępny pod adresem
https://poczta.umk.pl

Link dostępny jest również na liście usług, po zalogowaniu się do Centralnego Punktu Logowania.

Na tej stronie można znaleźć informacje na temat możliwości tego programu

Kto może korzystać z serwisu?

Każdy użytkownik dysponujący kontem pocztowym @umk.pl może korzystać z nowej wersji serwisu poczty WWW.

Uwaga! Serwis pocztowy jest przystosowany do komunikacji wyłącznie z użyciem protokołów szyfrowanej transmisji (Secure Socket Layer, SSL), dzięki czemu komunikacja jest bezpieczna.

Korzystanie z programu

Interfejs do systemu poczty jest bardzo intuicyjny, dlatego w niniejszych instrukcjach poruszane są tylko bardziej zaawansowane aspekty.

Zrzuty ekranowe prezentowane w tych instrukcjach pochodzą z widoku w standardowej przeglądarce na komputerze, widok na urządzeniach mobilnych jest inny, ale równie intuicyjny.

Zachęcamy do przejrzenia ustawień interfejsu dostępnych po umieszczeniu kursora na ikonie ustawień , a następnie wybraniu Preferencje i Poczta.

Widok skrzynki

Jest to jedna z istotniejszych grup ustawień, zwłaszcza w przypadku większych skrzynek. Zwracamy uwagę na drugie ustawienie - strony skrzynki, która zostanie wyświetlona po wejściu do systemu.

Ustawianie filtrów pocztowych

Reguły filtrów

Po zalogownaniu do systemu w górnym menu należy wybrać "Poczta", następnie "Filtry".

Wiadomości są filtrowane zgodnie z kolejnością filtrów na liście.W zasadzie nie zalecamy zmiany domyślnego ustawienia kolejności filtrów, ale w pewnych sytuacjach, zwłaszcza jeżeli tworzymy własne dodatkowe reguły, samodzielne ustawienie kolejności może być niezbędne. Robi się to poprzez "przeciągnięcie" reguły w odpowiednie miejsce listy.

Filtr Spamu

Wymagane jest podanie poziomu spamu odrzuconych wiadomości. Poziom spamu określa ilość gwiazdek po słowie SPAM w temacie wiadomości. Pięć gwiazdek oznacza, że wiadomość na pewno jest spamem, jedna gwiazdka oznacza, że najprawdopodobniej wiadomość jest spamem, ale może się zdarzyć, że wiadomość nie będąca spamem zostanie zaklasyfikowana jako spam. Domyślnie każdy użytkownik ma ustawiony filtr spamu na poziomie 2. Ponadto należy wybrać folder na serwerze (domyślnie SPAM) w którym będzie umieszczany spam i kliknąć przycisk "Zapisz". Jeżeli filtr jest wyłączony, należy go uaktywnić klikając przycisk "Zapisz i włącz".

Przekierowanie poczty

Należy wybrać filtr "Przekaż" i podać adres e-mail, na który mają być przekazywane wiadomości. Filtr zostanie uaktywniony po kliknięciu przycisku "Zapisz i włącz".

Po ustawieniu przekierowania należy koniecznie sprawdzić, czy maile są dostarczane na adres docelowy. Wielu operatorów poczty stosuje mechanizmy, które traktują przekierowania jako potencjalny spam. W takich przypadkach przekierowana poczta jest zazwyczaj odrzucana, a nadawca może otrzymać zwrotny komunikat, w którym pojawi się adres konta docelowego. Należy tez brać pod uwagę, że operator konta docelowego może wprowadzić dodatkowe ograniczenia w przyszłości.

Automatyczne odpowiedzi

Należy wybrać filtr "Nieobecność" i podać daty początku i końca nieobecności oraz treść wiadomości jaka będzie wysyłana jako odpowiedź. Filtr zostanie uaktywniony po kliknięciu przycisku "Zapisz i włącz".

Po kliknięciu zakładki "Ustawienia zaawansowane" w polu "Moje adresy email" widnieją adresy, które zostaną objęte filtrem "Nieobecność".
(Jeśli jakiś Twój adres nie znajdzie się na tej liście, a na niego zostanie wysłany email, to adresat emaila nie dostanie automatycznej odpowiedzi.)

W polu "Adresy, na które nie wysyłać odpowiedzi" podajemy adresy email, do których nie należy odpowiadać automatycznie, np. jeśli piszą do nas jakieś automaty i znamy ich adresy, to czasem warto je tutaj dodać.

"Liczba dni pomiędzy odpowiedziami dot. nieobecności":

• ta liczba powinna być większa lub równa 1
• oznacza po ilu dniach od poprzedniego powiadomienia system może ponownie wysłać powiadomienie o nieobecności temu samemu adresatowi (jeśli ten ponownie przyśle do nas email)

Czarna/Biała lista

Adresy na czarnej/białej liście nie będą brane pod uwagę przez filtr spamu. Filtrów białej/czarnej listy nie trzeba aktywować, gdyż są one domyślnie włączone.

Biała lista jest zbiorem indywidualnych reguł służących do wskazania nadawców, których listy nie będą sprawdzane przez filtr antyspamowy. Każdy list pasujący do dowolnej reguły umieszczonej na białej liście zostanie dostarczony do skrzynki odbiorczej niezależnie od ogólnych ustawień filtra antyspamowego.

Czarna lista jest zbiorem indywidualnych reguł służących do wskazania nadawców, których listy będą zawsze traktowane jako spam. Każdy list pasujący do dowolnej reguły umieszczonej na czarnej liście zostanie uznany za spam niezależnie od ogólnych ustawień filtra antyspamowego i obsłużony zgodnie z wybraną metodą postępowania ze spamem.

Reguły indywidualne

Reguły indywidualne pozwalają za swobodne zarządzanie przychodzącą pocztą na podstawie własnych filtrów. Regułę indywidualną tworzy się przyciskiem Nowa reguła i wprowadza własne warunki do pól udostępnianych przez interfejs. Możliwości jest dużo, a interfejs jest bardzo intuicyjny.

Ustawienie tożsamości

• Po zalogowaniu do systemu należy kliknąć na ikonę Ustawień, następnie z rozwijanego "Preferencje:" wybrać "Poczta". Na stronie opcji należy wybrać "Dane osobiste".

• W polu "Domyślny adres mailowy używany dla tej tożsamości:" należy wpisać adres email, który ma być rozpoznawany przez interfejs jako własny. Ten adres będzie się pojawiał w polu "Od:" w wysyłanych wiadomościach. W polu "Twój alias adresu" można wpisać dodatkowe aliasy pocztowe (np. Imie.Nazwisko@umk.pl), które również będą rozpoznawane jako własne (tj. zalogowanego użytkownika. Dzięki temu w folderze wysłanych wiadomości będzie się poprawnie wyświetlał adres email odbiorcy. W polu "Skrzynka pocztowa wysłanej poczty" (na samym dole ekranu ustawień) można wybrać folder do którego mają być zapisywane wysłane wiadomości.

Interfejs umożliwia założenie dowolnej ilości tożsamości, w których mogą być zawarte dodatkowe adresy email i inne sygnatury. Aby założyć dodatkową tożsamość należy z rozwijanego menu "Wybierz tożsamość do zmiany:" wybrać opcję "Stwórz nową tożsamość". Podczas tworzenia nowej wiadomości możemy wybrać tożsamość, która będzie użyta (z listy rozwijanej "Profil").

Ustawienie automatycznego podpisu dla wiadomości

Aby ustawić automatyczny podpis dla wiadomości należy w Preferencje->Poczta->Dane osobiste wpolach "Twój podpis" oraz "Twój podpis używany podczas tworzenia za pomocą edytora HTML" wpisać tekst, który będzie służył za podpis pod wiadomościami.

Pole podpisu HTML daje dodatkowe możliwości przy formatowaniu tekstu (np. pogrubienie), ale należy pamiętać, że aby formatowanie było widoczne u odbiorcy wiadomości należy wysyłać wiadomość jako HTML ("Przełącz na HTML" podczas tworzenia wiadomości).

W Preferencje->Poczta->Tworzenie warto ustawić pole "Czy pokazywać podpis na ekranie tworzenia wiadomości?", aby podczas tworzenia wiadomości było można zobaczyć z jakim podpisem wiadomość będzie wysłana:

Przykład tworzenia wiadomości tekstowej z ustawionym podpisem:

Przykład tworzenia wiadomości HTML z ustawionym podpisem z dodatkowym formatowaniem (tutaj pogrubienie):

Książka adresowa

Ustawienie książki adresowej do dodawania adresów

Na stronie opcji poczty należy kliknąć na "Książki adresowe". Następnie w bloku zatytułowanym "Wybierz książkę adresową, która będzie używana do dodawania adresów." należy wybrać książkę adresową. Wybranie książki spowoduje pojawienie się przy każdym adresie możliwości dodawania adresów do książki adresowej.

Udostępnianie książki adresowej

• Z górnego menu należy wybrać pozycję Książka adresowa
• Dla wybranej książki adresowej należy kliknąć guzik edycji uprawnień

• Po kliknięciu "Zmień uprawnienia" należy wprowadzić identyfikator osoby której udostępniamy książkę adresową, lub wybrać grupę użytkowników z sekcji "Grupy", jeżeli wcześniej zostały utworzone takie grupy. W obu przypadkach należy dodatkowo zaznaczyć jaki typ uprawnienia ma zostać nadany, "Przeczytaj" gdy druga osoba ma mieć możliwość tylko przeglądania kontaktów, "Edycja" by mogła również edytować kontakty.

Tworzenie listy kontaktów

Lista kontaktów pozwala na szybkie dodanie kilku adresatów na raz w tworzonej wiadomości pocztowej. Listę kontaktów można rozumieć jako zbiór adresatów. Aby utworzyć listę kontaktów należy wykonać poniższe kroki.

W górnym menu klikamy "Książka adresowa".

Następnie w lewym menu klikamy "Przeglądaj".

Wybieramy kontakty, które mają się znaleźć na tworzonej liście kontaktów.

Rozwijamy listę pod napisem "do listy kontaktów", wybieramy książkę adresową, w której ma znaleźć się lista kontaktów, następnie klikamy przycisk "Dodaj".

W oknie dialogowym wpisujemy nazwę dla nowej listy kontaktów i klikamy "OK". Lista kontaktów powinna zostać utworzona.

Aby skorzystać z listy kontaktów wystarczy w polu "Do" (lub "DW", "UDW") wpisać początek nazwy listy kontaktów a następnie ją wybrać poprzez zatwierdzenie klawiszem "Enter" lub kliknięciem na niej lewym przyciskiem myszki.

Dodanie adresu e-mail wiadomości do książki adresowej

W podglądzie wiadomości klikamy na adres e-mail (1) i wybieramy "Dodaj do książki adresowej" (2).

Dodanie adresata z książki adresowej

W oknie tworzenia nowej wiadomości klikamy pole "Do:"

Następnie wybieramy adres, który chcemy użyć (1), klikamy "Do >>" (2), tym samym umieszczając go na liście adresatów. Na końcu klikamy "OK" (3).

Uwaga: "DW" oznacza do wiadomości (inaczej kopia), "UDW" oznacza ukryte do wiadomości (inaczej ukryta kopia).

Preferencje poczty

Zapisywanie wysyłanej poczty

W celu zapisywania wysyłanej poczty należy wejść kolejno ->Preferencje->Poczta, następnie "Dane osobiste" i na dole strony zaznaczyć "Czy zapisywać wysłaną pocztę?" i ew. wybrać folder do jakiego mają być zapisywane wiadomości.

Na końcu klikamy "Zapisz" u dołu strony.

Jeśli nie ma potrzeby zapisywania wszystkich wiadomości należy odznaczyć "Czy zapisywać wysłaną pocztę?" i podczas tworzenia nowej wiadomości, którą chcemy zachować, kliknąć "Zapisz w Wysłane" po prawej stronie okna tworzenia wiadomości.

Przywracania ustawień pokaż/wyczyść usunięte

Jeśli po rozwinięciu pola "Inne" nie widzimy opcji "Pokaż usunięte" lub "Wyczyść usunięte" może to oznaczać, że został ustawiony kosz dla usuwanych wiadomości. Wówczas zamiast mechanizmu oznaczania wiadomości jako usunięte i ich czyszczenia, wiadomości są przenoszone do kosza, a kosz może zostać opróżniony.

W celu przywrócenia ustawień oznaczania wiadomości jako usuniętych należy wejść do preferencji poczty (->Preferencje->Poczta):

Następnie wybrać "Usuwanie i przenoszenie wiadomości":

Odznaczyć opcję "Podczas usuwania wiadomości..." i kliknąć "Zapisz".

Po powrocie do listy wiadomości (link Poczta w lewym górnym rogu interfejsu) opcja "Wyczyść usunięte" pojawia się po rozwinięciu pola "Inne". Jeśli jej nie ma to należy jeszcze kliknąć "Pokaż usunięte".

Dodawanie nowych bloków do portalowej strony głównej

Stronę główną portalu, czyli tą, która pojawia się po zalogowaniu, można dostosować do swoich potrzeba dodając bloki udostępniane przez system. Portal wzbogacony o kanał aktualności UMK może wyglądać jak poniżej.

• Aby dokonać zmian w układzie portalu, należy kliknąć przycisk + pojawiający się po lewej stronie napisu PORTAL.
• W pustym bloku "Dodaj tutaj:" należy wybrać usługę, np.: "Horde: Kanał RSS" i zatwierdzić przyciskiem "Dodaj"

• Dodanie kanału RSS
  Należy podać adres kanału, np aktualności UMK: http://aktualnosci.umk.pl/kanal/kanal.php

  Przykład:

Można zmienić liczbę artykułów do wyświetlenia, aby zmniejszyć obszar zajmowany przez blok. Ustawienie bloku względem innych można kontrolować strzałkami widocznymi w trybie edycji portalu.

Udostępnianie kalendarza i list zadań

• Po wybraniu kalendarza lub zadań z organizatora należy kliknąć na przycisk "Zarządzaj kalendarzami/listami zadań" znajdującego się po prawej stronie ekranu, następnie należy postępować analogicznie jak przy udostępnianiu książki adresowej.

Korzystanie z kalendarza poprzez dodatkowe oprogramowanie

Kalendarz udostępniany w ramach systemu poczty można podłączyć do natywnych kalendarzy systemowych lub kalendarzy dostępnych w ramach innego oprogramowania np. Thunderbird. Więcej informacji na ten temat

Importowanie kalendarza

Możliwe jest zaimportowanie zapisanego wcześniej kalendarza w postaci pliku ICS.W tym celu po wybraniu z górnego menu "Kalendarz" przechodzimy do sekcji "Moje kalendarze".

Przy własnym kalendarzu klikamy na ikonkę edycji.

Pojawi się okno, w którym klikamy na zakładkę "Import" a następnie po kliknięciu "Przeglądaj" wskazujemy plik ICS, z którego zdarzenia będąimportowane

oraz klikamy "Zachowaj".

W ten sposób zdarzenia zapisane w pliku ICS zostaną zaimportowane.

Szybkie opróżnianie folderu

W celu całkowitego opróżnienia folderu należy w lewym menu kliknąć prawym przyciskiem nazwę folderu i wybrać "Opróżnij".

Uwaga: W przypadku folderu SPAM wiadomości starsze niż 28 dni są usuwane automatycznie z serwera i nie ma potrzeby ich ręcznego usuwania.

Drugim sposobem jest otworzenie danego folderu, zaznaczenie wszystkich wiadomości i klikniecię przycisku "Usuń".

W przypadku dużej liczby wiadomości operacja usuwania potrafi trwać dłużej niż zwykle.

Sprawdzanie nowych wiadomości w folderach

Nowe wiadomości są domyślnie sprawdzane tylko w skrzynce odbiorczej INBOX. Aby dodaćsprawdzanie i wyświetlanie ilości nowych wiadomości w innym folderze mailowym należy to dodatkowo ustawić. Aby to zrobić należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na nazwie wybranego folderu mailowego, następnie na rozwiniętej liście kliknąć "Sprawdzaj nową pocztę".

Można też ustawić sprawdzanie wszystkich folderów mailowych. W tym celu należy wybrać "Preferencje", następnie "Poczta.

W sekcji "Skrzynka" wybrać "Wyświetlanie folderów".

Tam należy zaznaczyć pole "Czy sprawdzać nową pocztę we wszystkich folderach".

Po kliknięciu na "Zapisz" zmiany będą zachowane.

Szkice/Szablony wiadomości

Tworzona wiadomość, zanim zostanie wysłana, może być (automatycznie lub ręcznie) zapisana w folderze Szkice (jako wersja robocza). Po wysłaniu jest automatycznie kasowana z folderu Szkice.
W celu trwałego zapisania wzoru maila dostępna jest nowa funkcjonalność - Szablony. Można tworzyć szablony wiadomości i używać ich wielokrotnie.
Aby uaktywnić Szablony należy wybrać Preferencje -> Poczta-> Tworzenie szablonów". Konieczne jest utworzenie najpierw folderu z szablonami lub utworzenie od razu nowego szablonu maila.

Aby skorzystać z szablonów, wchodzimy do folderu Szablony

następnie z menu "Utwórz nowy szablon".

Pojawi się okno jak przy tworzeniu nowej wiadomości. Po przygotowaniu szablonu maila, można go zapisać klikając na "Zapisz szablon".

Aby użyćistniejącego szablonu należy wybraćz lewego menu Szablony, następnie zaznaczyć wybrany szablon i kliknąć "Użyj szablonu".

W ten sposób pojawi się okno z przygotowaną wiadomością. Na tym etapie można ją dowolnie modyfikować i wysłać. Po wysłaniu wiadomości, szablon nie jest automatycznie kasowany. można go wielokrotnie używać.

Co zrobić w przypadku awarii?

W przypadku awarii serwisu lub stwierdzeniu jakichkolwiek usterek w działaniu prosimy o przekazanie informacji pocztą elektroniczną na adres pomoc@uci.umk.pl lub telefonicznie 56-611-27-27.